Denne vejledning beskriver hvordan du kan arbejde med dokumenter fra SharePoint via din Stifinder ved at opsætte synkroniseringen af SharePoint-mapper med OneDrive.

Start med at tjekke at du er logget på OneDrive

Inden du begynder at opsætte synkronisering, er det vigtigt at du tjekker at OneDrive kører.

Se hvordan du gør det, i vejledningen ”Sådan tjekker du at OneDrive kører som det skal”

Log på SharePoint

Gå ud i din browser og log på www.office.com

  • Dit brugernavn er din e-mail-adresse.
  • Din adgangskode kender du selv (ellers kontakt Consensus IT for at få nulstillet adgangskoden)

Når du er logget på Office.com, klik på SharePoint-ikonet.

(Hvis du ikke lige kan finde SharePoint-ikonet, så klik på ”Alle apps” og find SharePoint der).

Find det SharePoint-site der indeholder de mapper du vil synkronisere

Du kan finde sitet på flere måder.

Hvis det er på oversigten, klik ind på SharePoint-sitet (kig under ”Seneste” eller ”Hyppige websteder”).

Hvis du ikke har webstedet på oversigten, er du nødt til at få adressen fra en kollega der har adgang, eller fra en liste over alle jeres SharePoint-sites.

Klik ind i Dokumenter

Find ”Dokumenter” i menuen til venstre.

VIGTIGT: Tjek at du står på øverste niveau!

Når du er på oversigten over dokumenter, tjek at du står på øverste niveau.

Der skal KUN stå ”Dokumenter” øverst.

Hvis der står noget efter ”Dokumenter” er du nede i en mappe: Pas på med, kun at synkronisere en del af et site, det vil kunne give dig problemer senere.

Hvis der står noget mere end ”Dokumenter” – som herunder – så klik på ordet ”Dokumenter” for at komme op på ’øverste niveau’:

Nu er du klar til at opsætte synkroniseringen

Klik på ”Synkroniser”.

Du vil først få en information om at SharePoint gør klar til at synkronisere.

Derefter vil din Browser spørge om du vil åbne Microsoft OneDrive. Vælg ”Åbn”.
Så er du klar!

Vigtigt: Hvis du vil synkronisere Private Kanaler

En privat kanal er en kanal som ikke alle i Teamet har adgang til. Du kan genkende dem på den lille hængelås ud for kanalnavnet.

En Privat Kanal er teknisk set et SharePoint-site for sig selv, og det betyder også at du skal opsætte synkronisering af Private Kanaler separat, da du ikke får synkroniseret Private Kanaler sammen med de øvrige Kanaler i et Team.

For at opsætte synkroniseringen af en Privat Kanal gør du således:

  • Gå ind i den Private Kanal
  • Gå ind i FILER
  • Vælg ÅBEN I SHAREPOINT
  • Og herefter gør du det samme som når du vil synkronisere et helt Team-site (se vejledningen længere oppe)
    • VIGTIGT: Tjek at du står på øverste niveau! (Der skal KUN stå Dokumenter)
    • Tryk på Synkroniser
Husk: Hvis et Team indeholder flere Private Kanaler skal du opsætte synkronisering for hver enkelt Privat Kanal!

Mulige fejl eller andet der kan drille

  • Hvis du forsøger at synkronisere et SharePoint-site du allerede synkroniserer, så vil du få besked.
  • Hvis du forsøger at synkronisere et SharePoint-site du tidligere har synkroniseret vil du blive spurgt om du vil bruge samme mappe som tidligere. Vælg at du gerne vil bruge samme mappe (ellers vil du få to områder på din harddiske med de samme foldere/dokumenter).

Hvorfor skal jeg synkronisere et helt site når jeg kun skal arbejde med dokumenter fra én mappe?

Al erfaring siger, at det vil give dig problemer senere, hvis du kun synkroniserer en enkelt mappe, eksempelvis fordi du risikerer at ender med at have flere synkronisering af den samme mappe (mappen direkte, mappen som undermappe).

Selvom du vælger at synkronisere et helt SharePoint-site, betyder det IKKE at alle dokumenter bliver synkroniseret ned på dit OneDrive (og dermed ned på din harddisk).

Det er kun dokument-strukturen der bliver synkroniseret, så du behøver ikke være nervøs for mængden af data.

Først når du åbner et dokument (eller på anden måde vælger at få dokumentet synkroniseret ned) bliver det enkelte dokument synkroniseret på dit OneDrive (og dermed på din harddisk).

Det kan du se således:

  • To pile i en cirkel betyder at dokumentet er ved at blive synkroniseret, eller du har dokumentet åbent og Automatisk Gem er slået til (i Word, Excel osv).
  • Et lille sky-ikon ud for dokumentet betyder, at du IKKE har selve dokumentet synkroniseret ned: Det ligger kun i SharePoint (’i Skyen’) og bliver først synkroniseret ned, når du åbner det.
  • Et lille tjekmærke-ikon betyder at du har dokumentet synkroniseret ned på din harddisk (og har det tilgængelige selvom du er offline).